Místo úvodního odstavce textu vám uvedu článek pomocí videa. Znáte ho? 🤔

https://www.tiktok.com/@nuggetn2/video/7187591622807522606

Když na mě vyskočilo nedávno na internetu, úplně jsem ho zhltl, a to hlavně ze dvou důvodů:

1. Ač jsem fanoušek Marvelu, žádnou z věcí jsem si vůbec neuvědomil. Takže ostuda. 🤦
2. Video poukazuje na mou nejoblíbenější aktivitu v mé branži, což je #RETROSPEKTIVA.

(Ačkoliv nemusí být jen v mojí, ale do četnosti a kvality v jiném oboru nevidím. 🤷)

Jak proplouvám jako bludný konzultant firmami, divím se, kolik firem retrospektivu vynechává. Z vlastní zkušenosti to má několik důvodů:

• Vůbec tu aktivitu neznají a nikdy nikoho nenapadlo ji udělat.
• Klasifikují ji jako takovou tu aktivitu, která jen žere čas, ale nevydělává peníze, protože lidé nemůžou dělat na placených zakázkách.
• Retrospektivu dělali, ale nepřinášelo to výsledky, tak ji zrušili.
• Retrospektivu dělají, protože to četli v „takovém tom #Scrum průvodci“, ale nepracují s ní dále.
• A moje oblíbené „na retrospektivu nemáme čas“. 🤭

Proč je podle mě tak důležitá a všude ji propaguji?

Je levná a šetří peníze.

Proč? Srovnejte dobu, kterou musí věnovat HR, které musíte mimochodem mít, tomu, aby uspořádalo nějaké formy hodnocení zpětné vazby zaměstnance a jeho spokojenosti. Kolik času zabere připravit dotazníky, rozeslat je, urgovat jejich vyplnění, vyhodnotit je, prodiskutovat výsledky s vedoucím pracovníkem a prezentovat je pracovnímu kolektivu.

Nebo naopak: pokud jako firma neřešíte práci se zaměstnanci vůbec, neboli neděláte posezení 1:1 ani 360°, dělejte na projektech retrospektivu, která může trvat jednu až dvě hodiny za dva nebo čtyři týdny. Vyřeší to drtivou většinou zaměstnaneckých naštvaností. A to mi ver. 🇸🇰

K té části, která vás zajímá víc: peníze. Tím, že si identifikujete chyby z minulosti a nezapomenete je odstranit v budoucnosti, můžete ušetřit další náklady na problémy, které by vznikly. 😵 Moc obecné a chytré?

Jeden příklad z praxe:

Zákazník napíše e-mail projektovému manažerovi o změně, kterou chce do projektu promítnout. Ten to napíše do úkolu v JIRA. Při prezentaci nové verze aplikace se zákazník ptá, kde je jeho požadovaná změna? Sakra, omlouváme se, zřejmě se to nedostalo k vývojářům. Projektový manažer nastoupí na vývojáře. Zjistí se, že má vypnuté e-mailové notifikace o změně na úkolu, a proto nezjistil, že se změnil popis funkcionality. Když si to řeknete jen s tím vývojářem, může se stát, že to nebude vědět ani další projekt nebo ostatní vývojáři.

Proto si vezmete tento bod na retrospektivu a v týmu si řeknete, jak budete příště postupovat, aby se o změně dozvěděli všichni. Tady je řešení několik. Rozhodnete se, že nebyl nejlepší nápad vypínat si e-mailové notifikace, a zase si je zapnete nebo upravíte tak, aby vám chodilo, co potřebujete. Případně se domluvíte, že projektový manažer na synchronizační schůzce oznámí novinky od klienta a ještě to napíše do komunikačního nástroje, který tým používá.

Kde tedy šetřím peníze? 💰 Příště už se o tom nemusíme bavit. Příště nemusíme přepisovat funkcionalitu. Příště nemusím klientovi vysvětlovat, proč se to nestalo. Příště nepochybí ani jedna strana, protože si to tým vyříkal a vědí, co od sebe očekávat. A hlavně, příště si klient vybere zase vás, protože na sobě pracujete a neopakujete chyby stále dokola.

Naopak. Co by se stalo, kdyby se to na retrospektivu nepřineslo? Jak jsem již zmiňoval, problém se nemusí dostat k ostatním vývojářům. Jestliže firma nesdílí znalosti napříč projekty, tak by se to nedostalo k dalším projektům. Kdyby to nebylo nikde zapsané, mohlo by se to znovu stát při novém projektu, protože by si to nikdo nepřečetl při jeho zahajovací schůzce, kde si tým prochází nejlepší praxi z minulých projektů. Lidé budou frustrovaní, protože je klient na každé prezentaci cepuje za nedodané funkcionality. Lidé uvnitř týmu na sebe budou naštvaní, že vázne komunikace.

Takových příkladů se dá vymyslet spousta, ale já použil příklad s komunikací záměrně. S nějakým druhem #komunikace se budete na retrospektivě setkávat často.

Říkáte si, že si to přeci stačilo říci, proč na to musím dělat schůzku?! Heh.

Důvod je jednoduchý. Cokoliv si jenom řeknete, neexistuje. Je to zkrátka praxe. Nejenom moje. Proto se v projektovém řízení používají zápisy. Nejen že si řeknete věci nahlas v týmu, a ještě je můžete diskutovat, ale navíc jsou napsané černé na bílém, takže jakékoliv diskuse ohledně tématu a opakované chyby se jednoduše vyřeší poukázáním na danou skutečnost v zápisu.

Jak na retrospektivu?

Najděte si čas, podle druhu a způsobů řízení projektů, které děláte. Hmm, to zní moc korporátně. Zkrátka si vyblokujte čas v pravidelných intervalech, dle svého nejlepšího uvážení. Jelikož teď děláte retrospektivy, můžete si na nich říci, zda je chcete častěji, nebo s většími rozestupy.

Vyberte si jednu z metod, kterou chcete používat na retrospektivu. Já mám nejradši hvězdici, anglicky #starfish – až to budete googlit. Spočívá v tom, že každý člen týmu řekne:

• s čím by chtěl začít
• s čím přestat
• čeho dělat víc
• čeho dělat méně
• a co si udržet neboli zůstat u toho

Odpovídá to anglickým ekvivalentům START-STOP-MORE-LESS-KEEP.

Ve firmách ale hodně letí třeba MAD-SAD-GLAD. Tzn. že účastníci retrospektivy řeknou:

• co je vážně štve
• z čeho jsou smutní
• a z čeho jsou veselí

Obě mají něco do sebe. Zatímco druhá se soustředí více na pocity, první zmiňovaná jde po konkrétních aktivitách. Jak vidíte, tak kvůli více částem i více do hloubky. Druhá je zase jednodušší, takže se hodí pro svižnější schůzky, více introvertní tým apod.

Ideální je, když si tým připraví body do retrospektivy dopředu. Zbude vám poté více času na diskusi. 🗣️

Detaily zapisování bodů už nechávám na vás, to určitě zvládnete.

Důležité ale je, že si ke každému bodu napíšete nějaké akční kroky. Tady přichází past, protože spousta firem pracuje jen s těmi negativními body. Nezapomínejte na to, že i věc, kterou chcete KEEP nebo jste z ní GLAD, můžete ještě vylepšit! Samozřejmě to není pravidlo, může to být již v nejlepším možném stádiu, ale myslete na to. Často vymyslíte něco, co situaci dále zlepší. Například se nad tím můžete zamyslet tak, jak situaci zlepšit, aby to pozitivně vnímali i ostatní členové týmu a proč to napsal jen jeden z pěti.

Retrospektiva v osobním životě

Motivačních knížek o osobním rozvoji je v knihovnách dost, takže nebudu sbírku rozšiřovat, ale přemýšleli jste někdy nad tím, že byste si mohli dělat i osobní zpětné vazby? 🤔

Co se na pár minut na konci dne zastavit, napsat si body do nějaké z retrospektiv výše a akční kroky, aby se vám to příští den líbilo?

Vím, denně je to moc těžké a velká změna, ale co to zkusit v pátek, na konci týdne? Nebo kdykoliv během víkendu?

Co to udělat jednou do měsíce? Vážně by vám nestálo za to hodit si na papír věci, které nechcete, aby vás v životě už štvaly? Nechcete si připomenout, co vás dělá šťastné, a zařadit to do života častěji?

Odpovězte sami sobě, jestli se ty špatné věci neopakují a proč jste je už dávno neodstranili? Třeba právě proto, že jste si je nenapsali. 😊 

Závěrem

No, na to, že jsem původně šel napsat příspěvek, jsem se celkem rozepsal. Nedalo mi to. Fakt ji miluji. 🥰

Takže ji nezapomeňte dělat a buďte jako Tony Stark. Tedy, ne úplně. (SPOILER ALERT) Prosím, neumírejte. Kdo by si mě pak najal.

Na odlehčení je tu IT vtip o zpětné vazbě. Proč Google používá retrospektivu? Protože potřebuje googlit výsledky. 😁

Tak hurá na to. Jděte si naplánovat svou další nebo úplně první retrospektivu!

Editor: Matouš Brabec

Korektorka: Silvie Mitlenerová